Politică de confidențialitate
Autospace SRL — dealer auto și service autorizat
Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal, conform Legii nr. 195/2024
Versiunea 1.0 · în vigoare din 23 august 20261. Cine suntem și cine răspunde de datele dvs.
Autospace SRL (denumită în continuare „Autospace”, „noi”), societate înregistrată în Republica Moldova, IDNO 1002600024146, cu sediul în mun. Chișinău, str. Bucuriei 18a, MD-2004, este operator de date cu caracter personal în sensul Legii nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal.
Ne desfășurăm activitatea ca dealer auto autorizat (vânzarea de autovehicule noi și rulate) și ca service auto (reparații, mentenanță, piese de schimb, asistență în garanție).
Adresa: mun. Chișinău, str. Bucuriei 18a, MD-2004
Telefon: 022-123-100
E-mail pentru chestiuni privind datele personale: date.personale@autospace.md
Persoana de contact pentru protecția datelor: Dan Ursu, Director Financiar — date.personale@autospace.md, 0-22-123-100
Prezenta politică explică ce date colectăm despre dvs., de ce, cât timp le păstrăm, cui le transmitem și ce drepturi aveți. Ea se aplică tuturor persoanelor cu care interacționăm: clienți și potențiali clienți, șoferi și utilizatori ai vehiculelor aduse la noi, vizitatori ai sediilor și ai site-ului nostru, reprezentanți ai partenerilor contractuali.
Această politică nu se aplică angajaților și candidaților la angajare, pentru care există o informare separată.
2. Ce date colectăm și de ce
Prelucrăm date personale doar atunci când avem un temei legal pentru aceasta. Mai jos găsiți, pe fiecare activitate, ce date folosim, de ce și în baza cărui temei prevăzut de art. 6 din Legea nr. 195/2024.
Furnizarea datelor pe care le marcăm ca obligatorii este, după caz, o cerință legală ori o condiție necesară pentru încheierea sau executarea contractului. Dacă nu ni le furnizați, nu vom putea, după caz, să încheiem sau să executăm contractul, să vă predăm vehiculul pentru test drive ori să ne îndeplinim obligațiile legale. Furnizarea datelor în scop de marketing este voluntară, iar refuzul nu afectează serviciile pe care vi le prestăm.
2.1. Vânzarea de autovehicule
| Ce date | Nume și prenume, IDNP, seria și numărul actului de identitate, adresa, telefon, e-mail, semnătura; date privind vehiculul achiziționat (marcă, model, VIN, număr de înmatriculare); date privind plata |
|---|---|
| De ce | Întocmirea ofertei și a contractului, facturare, predarea vehiculului, înmatricularea, evidența contabilă și fiscală, gestionarea garanției |
| Temei | Executarea contractului și măsuri precontractuale — art. 6 alin. (1) lit. b); îndeplinirea obligațiilor legale (fiscale, contabile, de înmatriculare) — art. 6 alin. (1) lit. c) |
| Cât timp | Pe durata contractului și a garanției, apoi conform termenelor legale de arhivare contabilă și de prescripție (6 ani) |
2.2. Test drive
| Ce date | Nume și prenume, seria, numărul și valabilitatea permisului de conducere, telefon, data și durata deplasării |
|---|---|
| De ce | Verificarea dreptului de a conduce, protejarea vehiculului și stabilirea răspunderii în caz de incident |
| Temei | Măsuri precontractuale — art. 6 alin. (1) lit. b); interesul nostru legitim de a proteja bunul — art. 6 alin. (1) lit. f) |
| Cât timp | 365 de zile de la returnarea vehiculului, dacă nu urmează încheierea unui contract |
2.3. Service, reparații și mentenanță
| Ce date | Nume, telefon, e-mail, adresa (la facturare); date despre vehicul: VIN, număr de înmatriculare, kilometraj, coduri de eroare, istoricul intervențiilor și al pieselor înlocuite; descrierea reclamației; fotografii ale vehiculului și ale defectelor |
|---|---|
| De ce | Primirea vehiculului, diagnoză, executarea și facturarea lucrărilor, garanția lucrării, comunicarea cu dvs. pe durata reparației |
| Temei | Executarea contractului de prestări servicii — art. 6 alin. (1) lit. b); obligații legale — art. 6 alin. (1) lit. c) |
| Cât timp | Pe durata garanției lucrării și ulterior, pe durata termenelor de arhivare și de prescripție |
2.4. Garanție, campanii de rechemare și relația cu producătorul
| Ce date | Date de identificare și de contact, VIN, istoricul intervențiilor |
|---|---|
| De ce | Înregistrarea vehiculului la producător/importator, soluționarea cererilor de garanție, notificarea dvs. în cazul campaniilor de rechemare care privesc siguranța vehiculului |
| Temei | Executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b); obligații legale privind siguranța produsului — art. 6 alin. (1) lit. c) |
| Cât timp | Conform cerințelor producătorului și pe durata în care vehiculul poate face obiectul unei campanii de siguranță |
2.5. Finanțare, leasing și asigurare
| Ce date | Date de identificare, IDNP, adresa, contact, informații privind veniturile și documentele solicitate de finanțator |
|---|---|
| De ce | Transmiterea dosarului către instituțiile financiare și de asigurare pe care le indicați sau pe care vi le propunem, obținerea ofertelor și intermedierea încheierii contractelor |
| Temei | Măsuri precontractuale — art. 6 alin. (1) lit. b); consimțământul dvs. — art. 6 alin. (1) lit. a) — atunci când transmitem dosarul mai multor instituții pentru a compara ofertele |
| Cât timp | Până la finalizarea dosarului, apoi pe durata termenului de prescripție; dosarele neaprobate se șterg în 6 luni |
Instituțiile financiare și de asigurare devin operatori independenți pentru datele pe care le primesc. Prelucrarea ulterioară de către acestea se face conform propriilor politici de confidențialitate, pe care vi le vor comunica.
2.6. Programări, informări de revizie și comunicarea curentă
| Ce date | Nume, telefon, e-mail, VIN și numărul de înmatriculare, data ultimei revizii |
|---|---|
| De ce | Confirmarea programărilor, reamintirea reviziilor și a expirării poliței sau a inspecției tehnice, informarea privind stadiul reparației |
| Temei | Executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b); interesul nostru legitim de a menține relația cu clienții proprii și siguranța vehiculului — art. 6 alin. (1) lit. f) |
| Cât timp | Până la exercitarea dreptului de opoziție sau până la 5 ani de la ultima interacțiune |
2.7. Marketing și comunicări comerciale
| Ce date | Nume, telefon, e-mail, preferințe declarate, istoricul achizițiilor și al serviciilor |
|---|---|
| De ce | Trimiterea de oferte, noutăți, invitații la evenimente, sondaje de satisfacție, campanii de promovare |
| Temei | Consimțământul dvs. — art. 6 alin. (1) lit. a) — dacă nu sunteți clientul nostru; interesul legitim — art. 6 alin. (1) lit. f) — pentru comunicări privind produse și servicii similare adresate clienților proprii. Pentru comunicările transmise prin poștă electronică solicităm, suplimentar, consimțământul dvs. prealabil, conform art. 22 din Legea nr. 284/2004 privind serviciile societății informaționale |
| Cât timp | Până la retragerea consimțământului sau până la exercitarea dreptului de opoziție |
Vă puteți opune în orice moment, fără nicio justificare, iar noi vom înceta imediat prelucrarea în acest scop (art. 21 alin. (2) și (3) din Legea nr. 195/2024). Fiecare mesaj conține o modalitate simplă de dezabonare, iar retragerea consimțământului este la fel de ușoară ca acordarea lui (art. 7 alin. (3)).
2.8. Reclamații, litigii și daune
| Ce date | Corespondența cu dvs., documentele contractuale, fotografii, rapoarte tehnice și de expertiză |
|---|---|
| De ce | Soluționarea reclamațiilor, constatarea și apărarea drepturilor noastre și ale dvs. |
| Temei | Interesul legitim de a stabili, exercita sau apăra un drept — art. 6 alin. (1) lit. f); obligații legale privind protecția consumatorului — art. 6 alin. (1) lit. c) |
| Cât timp | Până la stingerea definitivă a cauzei și expirarea termenelor de prescripție |
3. Videosupravegherea în sediile noastre
Sediile Autospace (showroom, recepția service, atelierele, depozitul de piese, parcările și perimetrul) sunt monitorizate video.
- Scopul: protecția persoanelor și a bunurilor, prevenirea și constatarea furturilor și a deteriorărilor, clarificarea incidentelor privind vehiculele aflate în custodia noastră.
- Temeiul: interesul nostru legitim — art. 6 alin. (1) lit. f).
- Ce se înregistrează: imagine; nu înregistrăm sunet.
- Perioada de stocare: 15 zile, cu excepția secvențelor extrase în legătură cu un incident concret, care se păstrează până la soluționarea acestuia.
- Unde nu filmăm: în vestiare, în grupurile sanitare și în zonele destinate exclusiv pauzei personalului.
- Semnalizare: zonele monitorizate sunt marcate cu pictograme și panouri informative amplasate înainte de intrarea în zona supravegheată.
Accesul la imagini este limitat la persoanele desemnate și se acordă doar pe bază de cerere motivată, înregistrată.
4. Înregistrarea convorbirilor telefonice
Anumite apeluri către și dinspre centrul nostru de relații cu clienții pot fi înregistrate, în scopul confirmării programărilor și comenzilor și al îmbunătățirii calității serviciului. Temeiul prelucrării este interesul nostru legitim de a proba conținutul programărilor și al comenzilor și de a asigura calitatea serviciilor — art. 6 alin. (1) lit. f). Veți fi informat despre acest lucru la începutul apelului și veți putea solicita continuarea discuției fără înregistrare sau pe alt canal. Înregistrările se păstrează 90 de zile, dacă nu sunt necesare pentru soluționarea unei reclamații.
5. Datele din sistemele electronice ale vehiculului
Vehiculele moderne stochează informații care pot constitui date cu caracter personal: profiluri de utilizator în sistemul de infotainment, contacte și jurnale de apeluri sincronizate din telefon, destinații salvate în navigație, înregistrări ale camerelor de bord.
Reguli pe care ni le-am asumat:
- Accesăm sistemele electronice ale vehiculului doar în măsura necesară pentru diagnoză și reparație.
- Nu consultăm agenda telefonică, mesajele, jurnalul de apeluri, istoricul de navigație și înregistrările camerelor de bord, cu excepția cazului în care reclamația dvs. privește chiar funcționarea acestor sisteme și ne solicitați expres acest lucru.
- Dacă este necesară conectarea unui telefon de service, creăm un profil temporar, pe care îl ștergem la predarea vehiculului.
- La achiziția unui vehicul rulat de la dvs., ștergem profilurile și resetăm sistemul de infotainment înainte de revânzare.
Vă recomandăm ca, înainte de a preda vehiculul, să vă deconectați telefonul și să vă ștergeți profilul personal, iar înainte de a vinde un vehicul, să efectuați o resetare la setările din fabrică a sistemului multimedia.
6. Date pe care nu le obținem direct de la dvs.
În anumite situații primim date despre dvs. din alte surse: de la proprietarul vehiculului (când aduceți la service o mașină care nu vă aparține), de la angajatorul dvs. (în cazul flotelor auto), de la producător sau importator (campanii de rechemare, istoricul vehiculului), de la companii de leasing, asigurare sau asistență rutieră, de la registrele publice și de la persoana care vă recomandă.
În aceste cazuri vă informăm în conformitate cu art. 14 din Legea nr. 195/2024, cel târziu în termen de o lună de la obținerea datelor sau la momentul primei comunicări cu dvs.
7. Categorii speciale de date și numărul de identificare național
Categoriile speciale de date (date privind sănătatea, date biometrice și celelalte categorii prevăzute la art. 9 alin. (1)) nu fac parte din activitatea noastră obișnuită. Le prelucrăm doar în situații excepționale — de exemplu, când solicitați adaptări ale vehiculului din motive medicale sau invocați facilități legate de starea de sănătate — și numai în temeiul consimțământului dvs. explicit (art. 9 alin. (2) lit. a)) sau al unui alt temei prevăzut expres de lege.
IDNP-ul, numărul permisului de conducere și documentele care le conțin le prelucrăm doar când este necesar pentru încheierea contractului, pentru înmatriculare, pentru facturare sau pentru îndeplinirea unei alte obligații legale. Nu copiem actul de identitate „pentru evidență” atunci când nu există o astfel de necesitate. Am instituit garanțiile prevăzute la art. 53 alin. (2): reducerea la minimum a datelor, măsuri de securitate, termene de stocare stabilite explicit și instruirea periodică a personalului.
8. Cui transmitem datele
Transmitem datele dvs. doar atunci când este necesar și numai destinatarilor de mai jos:
| Categorie de destinatari | În ce scop |
|---|---|
| Producătorul și importatorul mărcii | Înregistrarea vehiculului, garanție, campanii de rechemare, sondaje de satisfacție realizate în numele mărcii |
| Instituții financiare, societăți de leasing și de asigurare | Analiza și încheierea contractelor de finanțare sau de asigurare, la cererea dvs. |
| Autorități publice | Înmatricularea vehiculelor, obligații fiscale, precum și la solicitarea scrisă și motivată a organelor competente |
| Furnizori de servicii care prelucrează date în numele nostru | Sisteme informatice și găzduire, platforma DMS/CRM, contabilitate externalizată, servicii de comunicare (SMS, e-mail), pază și administrarea sistemului video, arhivare și distrugere de documente, subcontractanți pentru lucrări specializate |
| Consultanți profesionali | Avocați, auditori, experți tehnici, în situații de litigiu sau de control |
Furnizorii care prelucrează datele în numele nostru au calitatea de persoane împuternicite și acționează exclusiv pe baza instrucțiunilor noastre documentate, în temeiul unor contracte care conțin garanțiile prevăzute la art. 28 din Legea nr. 195/2024.
Nu vindem datele dvs. și nu le punem la dispoziția terților în scopuri proprii de marketing ale acestora.
9. Transferuri în afara Republicii Moldova
Unii dintre furnizorii noștri de servicii informatice și platformele producătorului auto pot fi situați în alte state. Transferurile către statele membre ale Spațiului Economic European nu necesită autorizări speciale (art. 44 alin. (2)).
Pentru transferurile către alte state ne asigurăm că există un temei prevăzut de capitolul V al legii: o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție (art. 45), garanții adecvate precum clauzele contractuale standard (art. 46) sau, în situații specifice, derogările prevăzute la art. 49. Aveți dreptul de a obține informații privind aceste garanții și o copie a acestora, la cerere.
10. Site-ul nostru și cookie-urile
Când vizitați www.autospace.md colectăm date tehnice (adresa IP, tipul dispozitivului și al browserului, paginile vizitate) prin cookie-uri și tehnologii similare.
- Cookie-urile strict necesare asigură funcționarea site-ului și nu pot fi dezactivate.
- Cookie-urile de analiză și de marketing, inclusiv pixelii de remarketing, se instalează numai cu acordul dvs., exprimat prin bannerul afișat la prima vizită. Refuzul este la fel de simplu ca acceptul, iar preferințele pot fi modificate oricând din secțiunea „Setări cookie”.
Formularele de contact, de programare și de ofertă de pe site colectează datele pe care le introduceți, în scopurile descrise la secțiunea 2. Detaliile complete sunt prezentate în Politica de cookie-uri.
11. Decizii automate și crearea de profiluri
Nu luăm decizii cu efecte juridice sau cu efecte similare semnificative asupra dvs. exclusiv pe baza prelucrării automate.
Dacă, în cadrul unui dosar de finanțare, evaluarea inițială se realizează automat, aveți dreptul, conform art. 22 alin. (3), să obțineți intervenția unei persoane din partea operatorului, să vă exprimați punctul de vedere și să contestați decizia. Rețineți că decizia finală privind acordarea finanțării aparține instituției financiare, în calitate de operator independent.
Segmentarea pe care o realizăm în scop de marketing (de exemplu, tipul vehiculului deținut sau vechimea ultimei revizii) nu produce efecte juridice asupra dvs. și vă puteți opune oricând.
12. Cât timp păstrăm datele
Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopul în care au fost colectate, apoi le ștergem sau le anonimizăm. Termenele concrete sunt indicate în secțiunea 2. Ca principiu:
- Date contractuale și contabile — pe durata contractului, apoi conform termenelor legale de arhivare și de prescripție;
- Istoricul de service — pe durata garanției lucrărilor și a perioadei în care vehiculul poate face obiectul unor obligații de siguranță;
- Date de marketing — până la retragerea consimțământului sau la opoziție;
- Imagini video — 15 zile;
- Dosare de candidatură comercială neconcretizate — 6 luni.
Când o obligație legală ne impune păstrarea datelor, nu le putem șterge înainte de expirarea termenului respectiv, chiar dacă ne solicitați acest lucru.
13. Cum vă protejăm datele
Am implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, conform art. 32 din Legea nr. 195/2024: acces pe bază de conturi nominale și de roluri, autentificare cu mai mulți factori pentru accesul de la distanță, criptarea dispozitivelor mobile, copii de rezervă testate periodic, jurnalizarea accesului la sistemele care conțin date de clienți, angajamente de confidențialitate semnate de întregul personal, instruiri periodice și testarea eficacității măsurilor.
Dacă totuși are loc o încălcare a securității datelor susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile dvs., vă vom informa fără întârzieri nejustificate, conform art. 34, și vom notifica Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal în termenul prevăzut la art. 33.
14. Drepturile dvs.
În temeiul capitolului III din Legea nr. 195/2024 aveți următoarele drepturi:
| Dreptul | Ce înseamnă |
|---|---|
| Acces (art. 15) | Să aflați dacă prelucrăm date despre dvs., să obțineți o copie a acestora și informații despre scopuri, destinatari și durata stocării |
| Rectificare (art. 16) | Să corectați datele inexacte și să completați datele incomplete |
| Ștergere (art. 17) | Să obțineți ștergerea datelor când nu mai sunt necesare, când v-ați retras consimțământul sau când v-ați opus cu succes prelucrării (cu excepția situațiilor prevăzute de prezenta politică) |
| Restricționare (art. 18) | Să limitați temporar prelucrarea, de exemplu cât timp verificăm exactitatea datelor contestate |
| Portabilitate (art. 20) | Să primiți, într-un format structurat și citibil automat, datele pe care ni le-ați furnizat în baza consimțământului sau a contractului și să le transmiteți altui operator |
| Opoziție (art. 21) | Să vă opuneți prelucrărilor bazate pe interesul legitim; în cazul marketingului direct, opoziția produce efecte imediat și necondiționat |
| Retragerea consimțământului (art. 7 alin. (3)) | Oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior |
| Decizii automate (art. 22) | Să obțineți intervenție umană, să vă exprimați punctul de vedere și să contestați decizia |
Cum vă exercitați drepturile
Trimiteți o cerere la date.personale@autospace.md, prin poștă la sediul nostru sau personal, la recepția oricărei locații.
- Răspundem gratuit, fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu maximum două luni pentru cereri complexe; în acest caz vă informăm în prima lună despre prelungire și despre motivele ei (art. 12 alin. (3)).
- Dacă avem îndoieli întemeiate cu privire la identitatea dvs., vă putem solicita informații suplimentare pentru a o confirma (art. 12 alin. (6)).
- Dacă nu putem da curs cererii, vă comunicăm motivele, precum și dreptul de a depune plângere și de a vă adresa instanței (art. 12 alin. (4)).
- Pentru cereri vădit nefondate sau excesive, în special prin caracterul lor repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza să dăm curs cererii (art. 12 alin. (5)).
15. Dreptul de a depune plângere
Dacă apreciați că v-am încălcat drepturile, ne puteți contacta direct — preferăm să rezolvăm problema împreună.
Aveți însă oricând dreptul de a depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (art. 72). Termenul de depunere este de un an de la data la care ați putut lua cunoștință de presupusa încălcare, dar nu mai târziu de 3 ani de la data acesteia. De asemenea, vă puteți adresa direct instanței de judecată competente (art. 74) și puteți solicita despăgubiri pentru prejudiciul suferit (art. 76).
str. Serghei Lazo 48, MD-2004, Chișinău, Republica Moldova
022 820 801 · centru@datepersonale.md · www.datepersonale.md
16. Modificări ale prezentei politici
Putem actualiza această politică atunci când se modifică activitatea noastră, tehnologiile utilizate sau cadrul legal. Versiunea în vigoare este întotdeauna publicată pe www.autospace.md și afișată la recepțiile noastre. Dacă modificările sunt substanțiale, vă vom informa în mod direct, prin canalele de contact pe care ni le-ați comunicat.
Versiunea: 1.0 · În vigoare din: 23 august 2026 · Ultima actualizare: 23 august 2026